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メールの一元管理

メールの一元管理、皆さんはどのようにされていらっしゃるでしょうか?

私はここ数年、メールの送受信に関して一元管理の必要性を痛感しておりました。
複数台のPCを使用していることが最大の理由で、それぞれのPCにメールクライアントソフトを入れていたのです。
これだと、受信サーバに一定期間コピーを保存しておくことによって、どのPCでもメールを受信できるというメリットはあるのですが、送信メールはそれぞれのPCに分散されて保存されるため、とても困っていました。

そこで、対策を考えて実施しました。
USBメモリーにThunderbird Portableというフリーのメールクライアントソフトを導入して、PCに依存しないで一元的にメールを管理すると言う方法でした(もちろん、セキュリティ・ソフトもあわせて使用)。

Thunderbird Portableの導入は、メールの一元管理という所期の目的を達成してくれたのですが、新たなツールの利用は新たなリスクを生じさせるという結果も伴います。

セキュリティ・ソフトのお陰で、USBメモリーを紛失したとき等のアクセス管理は達成されるのですが(誤ったパスワードを6回入力すると、保存されているデータが消失する仕組みになっている)、紛失してしまったり、USBメモリーが壊れてしまった時の問題はどうするのか。
対策として考えられるのは、バックアップをとることですよね。これ、でも結構面倒・・・

またもう一つの問題として、USBメモリーの性能にもよると思うのですが、Thunderbird Portableは結構重たくて、メールの受信や不要なメールの削除等の作業に時間が掛かりるのです。

そこで新たな対策として、ご存知googleのGmailを利用することにしました。

これなら、Webでメールを見られるので一元管理は出来ます。
今まで使用していたメールアドレスから受信メールをGmailに転送させれば、すべてのメールはここに集まります。
送信するときも、従来仕事で使用していたメールアドレスを相手に表示して伝えることが可能です(これは画期的!)。
また、Thunderbird Portableに比べて早いので作業にストレスを感じません。
更に、携帯やスマートフォンでメールのチェックも可能ですから、外出先でいちいちPCを起動させなくてもメールの送受信ができます。

クラウド・コンピューティングって凄いですね。しかもフリー・・・
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http://www.next-century.co.jp/
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Author:nextcentury
大阪市中央区にある公認会計士が手がけるコンサルティング会社。
主に内部統制コンサルティングや財務デューデリジェンスの支援業務を行っています。

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