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経理業務を如何にコストダウンするか? (その10)

NC大西です。

またアップをサボってしまいました。。。
忙しくなって余裕が無くなっておりました。すみませんm(u_u)m

さて久しぶりの「経理業務を如何にコストダウンするか?」の10回目です。
仕訳作成をIT化するデメリットについて考えていきます。

デメリットはいくつか上げることが出来ますが、代表的なものとしては次のものがあります。

1. コストがかかる
2. ビジネスの要件を定義しないといけない
3. 知識を要する

コストですが、これは導入時のコスト(イニシャル・コスト)と運用時のコスト(ランニング・コスト)に分けられますよね。

ビジネスの要件の定義、これが結構厄介です。
IT化は、現在の業務を合理化することが目的ですが、これをちゃんとしないとせっかくお金をかけてITシステムを導入したのに使えないものになってしまって、泣くに泣けないと言うことがよくあります。
ベンダーに丸投げなど問題外で、自社で現状の業務フローをきちんと把握して絵に描いた上で、どこをITに肩代わりさせるのか?は、意外に難しい問題です。
ERPならば、業務フローそのものが変わってしまいますが、必要とされるアウトプットが実は出てこないみたいな話になると、悲惨です。
導入したは良いが、結局業務が煩雑になったので追加的にコストをかけてカスタマイズしなければ使えない、といった会社をよく見かけます。。。

コストを出来るだけ低く、またビジネスの要件にマッチするITを実現させるには、やはりそれ相応の知識が必要になってきます。
これが中小企業にとって、一番のハードルかもしれませんね。

次回は、経理業務を合理化するにはどこに焦点を合わせるか?について書きます。

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専門家集団 ㈱NEXT CENTURY

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経理業務を如何にコストダウンするか? (その9)

こんにちは、NC大西です。

「経理業務を如何にコストダウンするか?」の9回目です。
仕訳作成をIT化するメリットの続きです。

5.見える化
経理業務のために必要な作業が明確になるため、それ以外に実施している作業が必要かどうか検討できるようになります。

IT化すると、インプットとアウトプットの関係が明確になるので、それ以外の仕事と明確に区別することが出来るようになります。
経理業務は、経理に詳しい人でないと何をやっているのかが判らない、いわばブラックボックスでした。
しかし、IT化するとこれが見えるようになってきます。

ITILでは、こう言われています。
・ 定義できないものは測定できない
・ 測定できないものは制御できない
・ 制御できないものは管理できない

これは経理業務にも当てはまるのではないでしょうか?

6.バリアフリー
営業部門や購買部門等が効率化されたにもかかわらず、経理部門だけが人海戦術で行って切断されていた業務が、IT化によって繋がります。

最近は、業務部門はかなりIT化されて効率的になり、経理部門も会計ソフトの導入でIT化が図られてきました。
ところが、その間には、旧態依然としたヒトの手による作業が何百年も続いているのです。
IT化は、この垣根を取り払います。

以上、仕訳作成をIT化するメリットを述べてきましたが、次回はIT化のデメリットについて説明いたします。

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経理業務を如何にコストダウンするか? (その8)

こんにちは、NC大西です。

「経理業務を如何にコストダウンするか?」の8回目です。
仕訳作成をIT化するメリットの「4.コストダウン」の続きです。

4.コストダウン(2)

1つの解決策は、経理担当者の能力を上げることです。
この方の仕事の処理能力が上がって、1ヵ月に4単位の仕事が出来るようになるとするならば、

200,000円 = @50,000円/単位 × 4単位

4人分の仕事をこなせるスーパー社員と言うことになります。こんな人ばかりだとどんなに良いことでしょう!

けれども、能力を上げてもらうには時間も費用もかかります。
また、せっかく能力が上がったのに、これを機に転職されてしまっては元も子もなくなると言う、別の問題が発生してしまいます。

もう1つ解決策があります。
手作業をIT化することです。
労働集約的な仕事ほど、IT化すると1単位の仕事に対する労働時間を強制的に低下させることが出来ますので、余った時間を別の仕事に振り向けることが出来るのです。

ただ、労働集約的な仕事でも単純作業は直ぐにIT化できるのですが、頭を使う仕事はなかなかIT化しにくいものです。
例えば、経理業務がそれに該当する1つです。
今では、どのような会社でも弥生会計や勘定奉行といった会計ソフトがあるので、手書きの世界からは解放されています。
しかしながら、会計ソフトへの入力は、何も考えずに行うと言うことは困難です。
それは、取引等に係る一次情報(証憑や帳票など)を見て、それを頭の中で仕訳に変換すると言う作業を伴うからです。
この変換作業は、会計的な知識と簿記の技術、更には相当の経験年数が要求されます。
経理業務が特殊と言われ、会社の中でも最も移動が難しい部署であると言われるのは、これが原因となるからです。

それゆえ、この仕訳の変換作業がITによって自動化されると、飛躍的に処理能力がアップするので、貴重な人材を別の仕事へ振り向けることが出来、結果として相対的に人件費が低減することになるのです。

コストダウンの冒頭に申し上げた、「少ない人員で経理業務が回っていきます」と言うのはここから来るのです。

それでは、また明日w

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経理業務を如何にコストダウンするか? (その7)

こんにちは、NC大西です。

「経理業務を如何にコストダウンするか?」の7回目です。
仕訳作成をIT化するメリットの続きです。

4.コストダウン
仕訳の作成(入力を含む)とそのチェック作業の時間が大幅に減少するので、少ない人員で経理業務が回っていきます。
一般的に固定費だと思われている人件費が相対的に低下するのです。

例えば、あなたの会社で雇用している経理担当者の人件費は、200,000円/月であったとしましょう。
これは毎月支払わなければならないものですから、動かしがたい固定費だと思われるのももっともなことです。
1ヵ月を20営業日だとして、1日8時間労働だとすると、1ヵ月の仕事が可能な総労働時間は160時間になります。
従って、労働時間と時給と言う概念で考えてみると、次の式が成立します。

200,000円 = @1,250円/h × 160h

総労働時間が一定だとすると、人件費をカットしなければ時給も下がらないので、この式ではあまり意味がありませんね。

ここで視点を変えてみましょう。
総労働時間ではなくて、こなせる仕事の量で考えるのです。
例えば、この経理担当者が1ヵ月に出来る仕事の量は1単位だけだとすると、先の関係式は次のようになります。

200,000円 = @200,000円/単位 × 1単位

仮に4単位の仕事を1ヵ月でこなそうとすると、1単位の仕事しかできない人を雇えないとするならば、4人も雇わなければなりません。
従って、かけなければならない人件費は、

800,000円 = @200,000円/単位 × 4単位

これでは人件費ばかりかかってしまいますよね?

それではどうするのか?

それは次回でお話しいたします(^_^)

NCロゴ小
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経理業務を如何にコストダウンするか? (その6)

こんにちは、NC大西です。
「経理業務を如何にコストダウンするか?」の6回目です。

仕訳作成をIT化するメリットから考えてみましょう。

1.効率化
仕訳を手入力する時間が省略されるとともに、アプリケーションが元データをそのまま会計データへ変換してくれるので、正確に、重複なく、漏れなく処理されます。

会計は、仕訳の集積です。
日常の会計業務の大半は、
① 預金の入出金にかかるもの
② 売上計上にかかるもの
③ 仕入計上にかかるもの
だと思います。

これらに関係する仕訳のエビデンスは、今ではほとんどがデータで入手することが可能となってきています。
せっかくデータを採れるのに、これを一旦紙で出力してから頭で仕訳を考えて会計ソフトへ手入力するのは、ナンセンスだと思いませんか?

2.迅速化
経理業務が早くなるため、月次試算表などが早く提供できるので、タイムリーな意思決定が可能になります。
仕訳の作成(会計ソフトへの入力を含む)は時間がかかることもさることながら、入力した内容が正確で、漏れがなく、重複がないかどうかについてのチェックも同程度の時間がかかります。
結果として、月次試算表を早く入手したくてどんなに業務が効率化されたとしても、仕訳の作成とチェックにかかる時間がボトルネックになっているのです。
大企業除いて、会計にとってこれが絶対的な前提であったと言っても過言ではないでしょう。

3.標準化
ヒトによって品質がバラバラになっていた仕訳作成が統一され、仕事の品質が一定レベルで維持されるようになります。
ヒトが仕訳を作成するということは、作成するヒトには会計的知識と経験が必要ですが、それはヒトによってまちまちで、場合によっては相当質の低い人が担当することもあります。
会計では、同じ事象に対しては同じ会計処理が要求されますので、これでは困りますよね?
アプリケーションの良いところは、一旦適切にプログラムが作られると、同じ作業を半永久的に繰り返すことにあります。
なので、仕訳の作成をIT化すると、圧倒的なボリュームを占める日常取引は一定の品質に標準化されていくのです。

長くなりそうなので、続きは次回に

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大阪市中央区にある公認会計士が手がけるコンサルティング会社。
主に内部統制コンサルティングや財務デューデリジェンスの支援業務を行っています。

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